Jedną z podstaw lean management i lean manufacturing jest ciągłe dążenie do doskonałości. W jaki sposób wprowadzić taką zasadę do organizacji?
Tu najlepszą odpowiedź stanowi PDCA, które dzięki cyklicznej pracy ma za zadanie nieustannie ulepszać zastane standardy, sposoby i metody pracy. Co kryje się za skrótem PDCA? Jak wygląda wdrażanie tego narzędzia w praktyce? Zostańcie z nami i sprawdźcie!
Na czym polega metoda PDCA?
Metoda PDCA nazywana jest też cyklem Deminga. To mechanizm ilustrujący zasadę nieustannego doskonalenia, ulepszania procesów i rozwiązywania problemów. Po opracowaniu cyklu (koła) Deminga, stosuje się go początkowo na niewielką skalę. Jeśli okaże się, że działa on w małej próbie, wdraża się go ostatecznie na pełną skalę.
Czym jest koło Deminga?
Koło Deminga zawiera cztery kroki i od ich angielskich nazw powstał skrót PDCA: plan, do, check, act. Co kryje się za poszczególnymi nazwami?
- Plan (zaplanuj). Tu skupiamy się na planowaniu lepszego sposobu działania lub lepszej metody pracy. Muszą one być opracowane z wyprzedzeniem, a zaczynamy od określenia aktualnej sytuacji i możliwych skutków wprowadzenia zmian.
- Do (wykonaj). Wykonujemy próbną realizację ustalonego planu.
- Check (sprawdź). Badamy, czy nowa metoda rzeczywiście daje lepsze efekty.
- Act (popraw). Polega on na zestandaryzowaniu i monitorowaniu zastosowania nowych metod działania i w razie potrzeby dokonywaniu ewentualnych poprawek.
Planowanie w metodzie PDCA
Pierwszy etap koła (pętli) Deminga zasługuje na szczególną uwagę. Każdy proces zakładający zmiany musi bowiem rozpocząć się od szczegółowego zaplanowania całości działania. Prawidłowy proces PDCA wymaga ustalenia kierunku poprawy działań i odpowiedniego doboru elementów wymagających poprawy. Tymczasem z praktyki wynika, że w wielu przypadkach zbyt szybko następuje działanie, przy ograniczeniu lub nawet eliminacji procesu planowania. W efekcie można się spodziewać wielu pomyłek, wydłużonego czasu wdrożenia działań i błędów jakościowych.
Metoda PDCA w praktyce produkcyjnej
Metoda PDCA może być wykorzystywana w praktyce produkcyjnej na szeroką skalę przy określaniu niedoskonałości organizacji i pracy nad optymalizacją zasobów:
- Do organizowania pracy zespołowej,
- Do rozwiązywania problemów, a także
- Do określania zadań stojących przed zespołami projektowymi.
PDCA – przykład
Jednym z najlepszych przykładów zastosowań koła PDCA jest standaryzacja pracy. Ustalmy tu od razu, że każdy standard w organizacji lean jest tymczasowy, ponieważ zgodnie z ideą kaizen będziemy ciągle go udoskonalać i zmieniać. Pierwszy etap wdrożenia pętli PDCA stanowi stworzenie karty standaryzacji pracy, przedstawiającej optymalny sposób wykonywania czynności. Zanim karta taka zacznie obowiązywać na terenie zakładu produkcyjnego, należy ją skonsultować z pracownikami. Po dokonaniu ewentualnych zastrzeżeń i uzgodnieniu ostatecznej wersji karty standaryzacji pracy, wdrażamy ją w funkcjonowanie firmy.
PDCA a kaizen
Wydaje się jasne, że pracy nad optymalizacją procesów z wykorzystaniem PDCA nie kończymy na jednym cyklu. Jeśli udało się usprawnić pracę poprzez wprowadzenie danego rozwiązania i okazało się, że działa ono poprawnie, można rozpocząć… jego ulepszanie. W ten sposób wdrażamy ciągłe doskonalenie (kaizen). Pozwala na to powtarzanie tych samych sekwencji czynności w pętli, które prowadzą w efekcie do poprawy systemu pracy, osiąganych wyników i w ostatecznym rezultacie do ulepszenia całej organizacji.